Nutzende in bwDataArchiv können in drei Gruppen eingeteilt werden:

1. Forschende aus baden-württembergischen Hochschulen
2. Forschende aus Einrichtungen, für die das KIT Speicherplatz vorhält
3. Einrichtungen, die ihre wissenschaftlichen Daten am KIT speichern

Für die Gruppen 1 und 2 gilt, dass die Einrichtung, der die Forschenden angehören, einen Nutzungsvertrag für bwDataArchiv abgeschlossen haben muss, bevor eine Registrierung möglich ist. Einrichtungen in Gruppe 3 können bei Vertragsabschluss einen KIT Service-Account erhalten, mit dem sie die Registrierung für bwDataArchiv vornehmen können.

Ich bin zur Nutzung von bwDataArchiv berechtigt. Wie registriere ich mich?

Die Registrierung für bwDataArchiv erfolgt über ein Registrierungsportal. Der Registrierungsprozess unterscheidet sich in einigen Punkten zwischen den Nutzendengruppen:

1. Forschende aus baden-württembergischen Hochschulen 

Die Registrierung für Forschende aus Baden-Württemberg geschieht mit dem Heimataccount über die Plattform bwIDM. Hier wird überpüft, ob dem Account das sog. Entitlement für die Nutzung des Dienstes erteilt wurde. Dieses Entitlement ist eine Voraussetzung für eine Registrierung in bwDataArchiv und muss von der Heimatorganisation an den Nutzenden vergeben werden. Anschließend werden die erfolgreiche Prüfung sowie einige Informationen über den Nutzenden an uns zurückgemeldet. Welche Informationen dies sind kann der Nutzende sich anzeigen lassen. Diese Informationen werden im anschließend auszufüllenden Registrierungsformular vorausgefüllt und sind nicht editierbar.

Nach Abschluss der Registrierung wird Dienstintern erneut geprüft, ob der Nutzende berechtigt ist, Daten bei bwDataArchiv zu speichern. Das Anlegen des persönlichen Speicherbereiches kann daher unter Umständen einige wenige Tage dauern.

2. Forschende aus Einrichtungen, für die das KIT Speicherplatz vorhält

Die Registrierung für Nutzende, die sich nicht über bwIDM registrieren (können), weicht in einigen Punkten vom oben beschriebenen Prozedere ab. Der Nutzende kann sich nicht direkt zum Registrierungsformular verbinden sondern wird über eine Einladungsmail und den dort enthaltenen persönlichen Einladungslink (Double-Opt-in-Verfahren) auf das Registrierungsformular geleitet. Aus dieser E-Mail heraus kann auch über einen personalisierten Link die Registrierung abgelehnt werden. Daten, die für die Erstellung der Einladungsmail schon in die Nutzendendatenbank eingetragen worden sind werden dann aus dieser gelöscht.

Der Aktivierungslink verfällt nach einiger Zeit. Wollen Sie sich dennoch zu einem späteren Zeitpunkt registrieren oder den Registrierungsvorgang beenden schicken Sie bitte eine E-Mail mit der Bitte den Registrierungslink wieder aktiv zu setzen, wenn möglich unter Angabe ihres Benutzernamens. Antworten Sie bitte nicht über die Antwortfunktion ihres Mailprogrammes heraus auf die Registrierungsmail. Verwenden Sie stattdessen unsere Support-E-Mail.

3. Einrichtungen, die ihre wissenschaftlichen Daten am KIT archivieren

Auch Einrichtungen aus Baden-Württemberg die Forschungsdaten oder kulturrelevante Daten abspeichern möchten, sowie Einrichtungen, die eigene Anwendungen zur Speicherung von Forschungsdaten mit eigener Nutzerverwaltung betreiben können bei bwDataArchiv langzeitspeichern. Diesen Einrichtungen können bei Vertragsabschluss einen KIT Service-Account erhalten, mit dem sie die Registrierung für bwDataArchiv vornehmen können. Die Registrierung verläuft ähnlich zur Registrierung der Nutzer in Gruppe 1. Organisationen, die an bwIDM angebunden sind, könnnen alternativ auch eigene Service-Accounts zur Registrierung verwenden.